Une gérante m'a appelé cet été pour un problème simple en apparence : un de ses onze postes refusait de démarrer. En creusant, on a découvert qu'elle ne savait plus qui utilisait quel ordinateur, qu'aucune garantie n'avait été notée nulle part, et que deux anciens salariés avaient encore accès au Drive partagé six mois après leur départ. Le poste en panne, je l'ai réparé en une heure. Le reste a pris une journée entière.
C'est le scénario le plus courant chez les PME de 5 à 30 postes à Paris : pas de service informatique, juste des ordinateurs achetés au fil de l'eau. La bonne nouvelle, à cette taille vous n'avez pas besoin d'un outil professionnel de gestion de parc, mais de discipline et de trois ou quatre habitudes simples, tenues dans la durée.
Un inventaire qui survit plus de trois mois
Le premier réflexe, et le plus souvent oublié, c'est l'inventaire : pas un audit ponctuel fait une fois puis abandonné, mais un document vivant, mis à jour à chaque achat, panne ou départ. À cette échelle, un tableau partagé (Google Sheets ou Excel sur SharePoint si vous êtes déjà sous Microsoft 365) fait parfaitement l'affaire : pas besoin d'un logiciel de gestion de parc dédié pour onze ou vingt postes.
Ce que je recommande d'y noter, colonne par colonne : nom de la machine (identifiant court, pas « PC de Julie »), numéro de série, utilisateur attribué, date d'achat, fin de garantie, version du système d'exploitation, licences avec leur date de renouvellement. Rien de plus n'est vraiment nécessaire en dessous de trente postes. Ce qui tue un inventaire, ce n'est pas sa forme, c'est l'absence de propriétaire clair : désignez une personne responsable de sa mise à jour, sinon il sera exact le jour de sa création et plus jamais après.
Moins de modèles, moitié moins de tickets
J'ai un client parisien qui avait acheté, sur trois ans, quatre modèles de portables différents chez trois marques : deux Dell, un HP, un Lenovo, chacun avec son propre chargeur, son propre dock et ses propres bizarreries au démarrage. Résultat : chaque panne demandait de réapprendre la machine, et aucun chargeur de secours ne dépannait un autre poste.
Standardiser sur un ou deux modèles de portable et une configuration de bureau de référence change concrètement le temps de support. Mêmes pilotes, mêmes procédures de dépannage, périphériques interchangeables, et collègues capables de s'entraider parce qu'ils connaissent la même machine : sur mes interventions, ça divise à peu près par deux le temps passé sur chaque ticket. Fixez une règle simple pour les prochains achats — un modèle de laptop professionnel autour de 800 à 1 200 € pour trois à quatre ans d'usage, renouvelé à l'identique tant qu'il est disponible — et tenez-vous-y.
Onboarding et offboarding : la checklist qu'on ne fait qu'à moitié
L'arrivée d'un salarié a en général sa checklist, même informelle : créer le compte, attribuer les licences nécessaires, activer le chiffrement du disque (BitLocker sous Windows, FileVault sous macOS), configurer la messagerie, ajouter le poste à la sauvegarde, et faire signer une fiche de remise de matériel. C'est la partie facile, parce qu'elle a une échéance visible : le premier jour de travail.
Le départ, lui, n'a presque jamais d'échéance aussi nette, et c'est là que ça dérape. Le matin où un salarié quitte l'entreprise, coupez les accès avant même de récupérer l'ordinateur : messagerie, VPN, dossiers partagés, applications métier, mots de passe collectifs. Le matériel physique peut attendre un jour ou deux sans risque réel. C'est l'inverse qu'on observe trop souvent : le portable est repris avec soin le jour du départ, pendant que le compte reste actif des semaines. C'est exactement ce que j'ai trouvé chez la gérante mentionnée plus haut, et c'est une faille de sécurité concrète : n'importe quel ancien collaborateur mécontent garde une porte ouverte sur vos données.
Garder les mises à jour homogènes sur tout le parc
Sans outil central de déploiement, la tentation est de laisser chacun mettre à jour sa machine « quand il y pense ». Le problème, c'est le décalage : un poste sous une ancienne version de Windows pendant que les autres sont passés à la suivante, un correctif appliqué sur huit machines et oublié sur les trois dernières. Je détaille la méthode complète dans mon guide pour bien mettre à jour son ordinateur, mais l'essentiel tient en une habitude : fixer un jour fixe chaque mois (le mardi des correctifs Microsoft est un repère naturel) où quelqu'un vérifie, poste par poste, que les mises à jour sont passées. Un rappel calendrier partagé fait le travail à cette taille ; nul besoin d'un serveur WSUS pour vingt machines.
Le seuil où Microsoft 365 Business Premium devient rentable
En dessous d'une quinzaine de postes, la gestion manuelle — inventaire, mises à jour au calendrier, gestionnaire de mots de passe partagé comme Bitwarden — reste largement suffisante et bien moins chère qu'un outil de gestion de flotte. Le calcul change à partir de 15 à 20 postes, ou dès qu'une partie de l'équipe travaille à distance ou change souvent de site.
C'est là que Microsoft 365 Business Premium, avec Intune et Entra ID, commence à valoir son prix — environ 22 € par utilisateur et par mois à Paris en 2026, contre 12,50 € pour la version Standard. Intune pousse un chiffrement obligatoire sur chaque poste, efface à distance un ordinateur volé, et vérifie qu'une machine respecte un niveau de sécurité minimal avant de se connecter aux données de l'entreprise. Entra ID ajoute l'authentification unique et la double authentification obligatoire, sans configuration individuelle. Au-dessus du seuil, ces briques évitent des incidents réels — j'ai vu un client perdre un portable non chiffré dans le RER avec des données clients dessus, un non-événement avec l'effacement à distance activé. J'accompagne la mise en place via mon service d'assistance Microsoft 365 à Paris, et j'ai écrit un guide sur la configuration Microsoft 365 pour PME.
Appareils partagés et appareils personnels : pas les mêmes règles
Un poste d'accueil, un ordinateur commun en atelier ou une tablette de comptoir n'appartiennent à personne en particulier, et c'est justement le problème si vous les traitez comme un poste attribué. Créez un compte générique dédié, sans accès aux boîtes mail individuelles, avec des droits limités. Ces postes partagés sont statistiquement ceux où je trouve le plus de logiciels installés « juste pour essayer » et de mots de passe enregistrés dans le navigateur par plusieurs personnes.
À l'inverse, un poste attribué nommément à un salarié doit rester identifiable comme tel dans l'inventaire : c'est cette personne qui signale une panne, restitue la machine à son départ, et dont le compte est coupé en priorité. Mélanger les deux logiques complique tout, de la sauvegarde à l'offboarding.
FAQ
Un tableau Excel ou Google Sheets suffit-il pour gérer un parc de 20 postes ?
Oui, tant qu'une seule personne en est responsable et qu'il est mis à jour à chaque achat, panne ou départ. En dessous d'une trentaine de postes, le tableau partagé reste souvent plus fiable qu'un outil complexe que personne n'alimente vraiment.
Que faire en priorité le jour du départ d'un salarié ?
Couper les accès avant de récupérer le matériel : messagerie, VPN, drives partagés et mots de passe communs. Le matériel physique peut attendre un jour ou deux ; un accès actif après le départ ne le peut pas.
À partir de combien de postes Microsoft 365 Business Premium devient-il rentable ?
Le seuil se situe généralement autour de 15 à 20 postes, ou dès qu'une partie de l'équipe travaille à distance ou change souvent de site. En dessous, un tableau de suivi et un gestionnaire de mots de passe partagé suffisent largement.
Vaut-il mieux renouveler tout le parc en une fois ou par étapes ?
Par étapes. Renouveler un tiers du parc chaque année lisse le budget et évite qu'un tiers des machines tombe en panne la même semaine, plusieurs années après un achat groupé.
Planifier le renouvellement par tiers plutôt que tout d'un coup
Beaucoup de PME achètent leur parc en une seule vague, puis se retrouvent, quatre ou cinq ans plus tard, avec toutes les machines qui vieillissent et tombent en panne à peu près en même temps. C'est le pire moment pour renouveler : le budget absorbe le coût entier d'un coup, et l'activité tourne au ralenti pendant que tout le monde change de poste la même semaine.
La méthode que je recommande, pour un parc de 15 postes : divisez-le en trois groupes d'environ cinq machines, et renouvelez un groupe par an sur un cycle de trois ans. Avec des laptops professionnels à 900-1 200 € pièce en 2026, ça représente un budget annuel de 4 500 à 6 000 € plutôt qu'une facture de 15 000 € tous les trois ou quatre ans. Les groupes les plus naturels sont ceux déjà achetés ensemble, mais rien n'empêche de redécouper selon l'usage : commerciaux qui voyagent d'abord, postes fixes en dernier.
Ce que je recommande
Commencez petit : un tableau à jour, un ou deux modèles de référence pour les prochains achats, et une checklist d'offboarding affichée quelque part, même sommaire. Si vous préférez que quelqu'un s'en charge à votre place, mon offre de maintenance informatique pour PME à Paris couvre exactement ce suivi, et j'explique dans mon article sur le contrat de maintenance informatique à partir de combien de postes ça devient rentable. Pour toute autre question, mon support informatique pour PME à Paris reste la meilleure porte d'entrée.